“Quando vamos parar de fazer reuniões e começar a trabalhar?”

Certa vez ouvi esta pergunta de um stakeholder durante uma reunião e que me fez refletir sobre alguns pontos. Será que as reuniões estavam sendo improdutivas? Será as pessoas corretas estavam sendo convocadas para as reuniões? Será que as reuniões não estava demorando mais do que o programado? Estas e outras questões podem estar produzindo um efeito negativo para o projeto.

Reuniões improdutivas

Certamente que as reuniões fazem parte do trabalho e são indispensáveis em qualquer projeto. Contudo, precisamos entender se estas reuniões não estão produzindo nos participantes a sensação de que não estão trabalhando.

Segue algumas dicas para realizarmos uma reunião mais produtiva:

  1. Reúna as pessoas certas: Tenha um plano de comunicação que tenha o mapeamento dos stakeholders e defina quem deve participar em cada fórum;
  2. Defina um limite de tempo para a reunião e faça-o ser cumprido: Controle o tempo e não deixe que assuntos que não estão na pauta faça com que o foco seja desviado. Atrasar o início da reunião ou extrapolar o tempo estabelecido, além de não cumprir o planejado, pode atrapalhar a agenda dos participantes;
  3. Agende reuniões com antecedência: Não espere que as pessoas desprogramem seus compromissos simplesmente porque você programou uma reunião. Procure enviar os convites com antecedência, principalmente quando se trata de reuniões recorrentes. Inclua no convite a pauta da reunião com os tópicos que serão discutidos, de preferência atribuindo um tempo para cada item.
  4. Reúna-se com a equipe regularmente: Defina um calendário regular de reuniões para alinhamento das atividades, revisão de riscos, issues, pendências, etc. Mas cuidado para não exagerar no tempo e na frequência.
  5. Tenha um objetivo para cada reunião: Cada reunião deve ter um propósito claro. Inclua o objetivo no convite;
  6. Limite-se à pauta: Conduza a reunião e não deixe que outros assuntos desviem o foco e saiam da pauta;
  7. Presida e lidere a reunião com um conjunto de regras: Defina as regras e comunique-a antes da reunião. Você pode pedir, por exemplo, que os participantes deixem seus celulares em modo silencioso e mantenham-no dentro do bolso. Atualmente esta é uma das grande causas da distração;
  8. Designe entregas e prazos para todas as tarefas  de trabalho resultantes de reuniões: Antes de acabar a reunião, leia quais foram as decisões e ações que foram designadas. Isso dá a chance das pessoas corrigirem ou acrescentarem outros itens;
  9. Documente e publique as atas da reunião: Se não está escrito não existe. As reuniões precisam ter um ata com as decisões e ações definidas. Ao final, envie a ata para os stakeholders convidados. Ao enviar por email, coloque os principais assuntos, decisões e ações no próprio corpo do email….algumas pessoas não se preocupam em abrir anexos;
  10. Acompanhe as decisões: Não adianta produzir uma excelente reunião, fazer a ata, distribuí-la e não acompanhar a realização das decisões e ações. Se for o caso, mantenha um registro de todas ações em um lista.

Até a próxima…

2 comentários sobre ““Quando vamos parar de fazer reuniões e começar a trabalhar?”

  1. Muito bom o artigo. Para incrementar o debate, somos um pais que não gosta de planejar. A organização da reunião é um investimento de tempo e não desperdício.
    O que me assusta é que o título é usado para tudo. Estudar uma assunto, planejar adequadamente é, por muitos considerado um desperdício de tempo. O negócio é sair para o campo e começar a executar. Bem, as consequências desta atitude todos sabemos, improdutividade, correrias e atrasos.
    abs

  2. Tem que ter hora marcada para começar e acabar. Pausas pré-determinadas de 10 minutos para os participantes poderem responder eventuais mensagens ou realizarem ligações, até mesmo sobre assuntos particulares, fazendo com que durante a reunião fiquem mais focados. Walt Disney meetings, como já ouvi de um conhecido, não dá. (Walt = Waste A Lot of Time).
    Abs

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