A infame missão dos gerentes de projeto de dar más notícias

Muitos executivos e clientes perdem seu precioso tempo ouvindo falar de status de projetos que estão em “verde” e como as coisas vão indo bem. É compreensível e natural que os gerentes de projeto busquem apresentar apenas aspectos positivos de seus projetos, pois é bastante desmoralizante ficar apresentando fracasos, atrasos, estouro de horas e de orçamento. Os gerentes de projeto do tipo “mensageiro do apocalípse”, anunciam o caos, os problemas vindouros e ficam percebidos negativamente como responsáveis diretos pelos cenários ruins. Uma situação análoga que podemos utilizar é a de quando um repórter que transmite as condições do tempo anuncia mal tempo no final de semana….lá no fundo você fica com raiva do interlocutor, que na verdade nada pode fazer em relação a notícia em si.

O gerente de projeto deve ter coragem de compartilhar notícias ruins, mesmo que possam ser mal recebidas.

Por uma questão até mesmo ética, os gerentes de projetos tem a obrigação de serem transparentes e fornecerem informações precisas e tempestivas, tendo “coragem de compartilhar notícias ruins, mesmo que possam ser mal recebidas”. Há casos em que o gerente de projetos adia o compartilhamento de uma situação problemática e fica “chocando granada”, na esperança de conseguir resolvê-la por si mesmo ou com recursos do projeto, porém em muitas situações o tempo passa, o problema aumenta e se torna tão grande que já não é mais possível “abafá-lo”, sendo por fim inevitável expor a situação às partes interessadas.

Compartilhe os problemas com as partes interessadas o mais cedo possível.

Como líder, o gerente de projetos deve possuir a habilidade de compartilhar notícias infames, como forma de preservar o bom andamento do projeto e manter as pessoas na devida “temperatura” do projeto, demonstrando sua capacidade de lidar com os problemas e solucioná-los de forma transparente. Quanto mais cedo os problemas são compartilhados, maiores são as chances de serem rapidamente resolvidos ou contornados, principalmente se chegam às pessoas que têm a autoridade e o poder para mobilizar os recursos necessários.

Converse com o patrocinador do projeto e busque a melhor forma de apresentar os problemas

Há várias formas de dar a mesma notícia. Quando um problema em questão é apresentado, muitas pessoas tendem a percebê-lo como um obstáculo, buscam identificar os culpados e imediatamente começam uma espécia de “caça às bruxas”, ficando em segundo plano o tratamento e o plano de ação para buscar uma forma de resolvê-lo. De outro modo, um problema pode ser encarado como uma “oportunidade”…uma espécie de chance de demonstrar a habilidade em resolver situações difíceis e de mudar processos para que a mesma situação não ocorra novamente. Portanto, há sempre um aspecto positivo que pode ser explorado nas situações problemáticas.

Prepare-se antes e adiante respostas e argumentos para as possíveis reações.

No momento de apresentar notícias ruins, esteja certo de que irão surgir questionamentos e as pessoas naturamente vão querer entender quais são os planos ou pelo menos quais são suas sugestões em relação às possíveis soluções. Portanto, esteja preparado para argumentar a respeito, defender sua opinião e buscar uma linha de direcionamento. Não é difícil imaginar quais as possíveis perguntas que podem surgir….eis algumas: Por que chegamos a este problema? Quais são as alternativas? Quanto vai custar para resolver? Qual sua opinião sobre o problema? Quem deve ser responsabilizado? Pior do que apresentar um problema é demonstrar que você não se planejou para a comunicação e não organizou o discurso.

A essência está na capacidade de se preparar, discutir e encarar os problemas o mais breve para que não se tornem maiores e mais difíceis. Também está na objetividade, clareza, transparência e segurança ao passar as informações. Não é fácil….é mais um dos desafios aos gerentes de projeto.

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